上司への相談が難しい！タイミングを押さえて気軽に相談するコツ
「今日も相談できなかった…」
入社してもう３年も経つのに、上司や先輩にうまく相談できないまま時間だけが過ぎていく…。
「何でも聞いてっていうけど、上司への相談って難しいよね…」なんて思っていませんか？
その悩み、実はよくあることなんですよ。
「え？そうなの？ でも、先輩達は相談なんかしなくても、普通に仕事もできているけど…」
あなたにはそんな風に見えているんですね。
あなたが「上司への相談が難しい」と感じてしまうのは、相談のタイミングや伝え方にあるのかもしれません。
ここでは、「上司にうまく相談できない…」と悩むあなたに “毎日ココロをフルにするお手伝い！”ココロフルプランナーことマナー・プロトコール講師&国家資格キャリアコンサルタント＠大川礼子が、相談する時のコツをお伝えいたします。
上司や先輩に相談するメリット
「仕事のこと相談しようと思ったのに、結局今日も相談できなかったな…」
なかなか上司に相談できないことで悩んでいるんですね。
それでは、相談することのメリットから考えていきませんか？
仕事のことを上司や先輩に相談するメリットは2つあります。
それは「仕事の効率が変わる」、「あなた自身の印象が変わる」ということ。
早速ひとつずつ見ていきましょう。
仕事の効率が変わる
まず１つ目のメリットは、仕事の効率が変わるということです。
自分よりも経験のある上司や先輩に相談することは、仕事をスピーディーに進める上で必要です。
一般的には、無我夢中で仕事を覚える1年目、一通りの仕事を基本に沿って丁寧に進める2年目、一人前の社員として仕事のスタイルを確立する3年目と言われますよね。
まだまだ仕事を進める上で迷ったり悩んだりもしますが、これから仕事の責任が大きくなればなるほど、より大きな判断する必要に迫られます。
ただ、その判断力は今からの積み重ねでしか培っていけないものなんですよ。
判断に迷う時に、気軽に上司や先輩に相談する癖をつけておくことで、今も、そしてこれからも、あなた自身の仕事の効率が変わるということを覚えておいてくださいね。
あなた自身の印象が変わる
２つ目のメリットは、あなた自身の印象が変わるということです。
「印象が変わるって、どういうこと？」
そう思いますよね。
仕事はその内容や立場に関わらず一人でできるものでありません。
必ず複数の人たちが関わって、組織の業務を進める必要があります。
そんな時、重要なのは組織の中でのコミュニケーションです。
「コミュニケーションって挨拶とか、そういうものじゃないの？」
確かに挨拶もコミュニケーションの一つですね。
ただ相談することでもコミュニケーションが活発になるんですよ。
それに、”後輩や部下から頼られる”というのは、何歳になっても嬉しいものです。
あなたが自分の悩みを相談することは、上司からすると「自分を信頼してくれているな」と感じてもらえます。
その結果、今回だけでなく、これからも相談しやすい良好な人間関係を築けるんですよ。
迷ったり悩んだりするよりも、上司や先輩にすぐ相談することであなた自身の印象が変わるということもぜひ覚えておいてくださいね。
上司に相談しづらい…と思うのはなぜ？
「ふーん…相談することのメリットはなんとなくわかったけど」
「でもやっぱり、上司には相談しづらいんだよね…」
上司や先輩に相談するメリットは分かったものの、それでも相談はしづらいと思ってるんですね。
ひょっとして「こんなことで上司に相談してもいいのかな…」
「上司がいつも忙しそうでタイミングがつかめないし…」
こんな不安から、上司への相談がしづらいと思っていませんか？
そんなあなたには、少し角度を変えた視点からお伝えいたしますね。
こんなことで相談してもいいの？…と不安になるあなたへ
「もう3年目になるのにこんなことで相談してもいいのかな…」
そんなふうに思っているんですね。
「だって、『こんなことぐらい自分で判断したら』って叱られるかもしれないもの…」
確かに入社3年目ともなると、”こんなこと”くらいと思っている内容であればなおさら、上司に相談しづらいですよね。
上司に相談するときは、次の４つを基準に考えてみてください。
取引先やお客様から今までにない要求をされた
クレームなど自分では対応できないこと
自分で調べても分からない
優先順位をつけづらい
あなたが相談しづらいと思っている内容が、この４つに当てはまるなら、相談しないことで全体の仕事が滞ったり、判断を誤ったことで大きな損失が生まれたりする可能性が高いんです。
万一、あなたが相談しなかったことで実際に損失が生まれてしまったら、結局その責任はあなたの上司が取ることになりますよね。
確かに3年目ともなると、”なんでもすぐ相談する”というのは困りものですが、これらに該当するようなら、自分なりの考えを持った上で、ぜひ相談をしてみてくださいね。
聞くは一時の恥、聞かぬは一生の恥。
相談したことで叱られることがあっても、あなた自身が否定されるわけではないと思って、勇気を出してみてくださいね。
上司が忙しそうでタイミングがつかめない…と相談できないあなたへ
「でも、上司がいつも忙しそうでなかなかタイミングがつかめないんだよね…」
あなたの上司が、いつも忙しそうなので相談のタイミングがつかめないんですね。
そんな時は、あらかじめ上司にアポイントを取っておくということはできませんか？
「え？でもアポイントって、社外の人に取るものではないの？」
確かに、“他社へ訪問するときにはアポイントを取る”というのはビジネスマナーの上で鉄則です。
ただこれは、特に社外の人に限ったことではありません。
例えば企業の中でも、常に忙しい役職の方には、アポイントを取るのが一般的です。
上司が打ち合わせや決裁、会議などで常に忙しい様子であれば、あらかじめ「相談したい」ということだけは伝えておいてください。
相手の時間を大切にするということは、ビジネスの場面でとても重要です。
実際に相談するとき流れについては、次の項目でお伝えいたしますが、まずはあなたが相談したいと思っている、それだけでも伝えておくことが第一歩ですよ。
上司への相談はタイミングと伝え方
「じゃあ、これからは気軽に上司に相談しよう！」
そう決心したあなた。
上司への相談は、タイミングと伝え方によって受け取り方が変わります。
せっかく相談しようと決めたあなたが、ためらってしまうことのないように。
ここでは相談する前の確認事項と、どうしても相談を急ぐ場合の２つに絞って、そのタイミングと伝え方をお話ししていきますね。
相談する前の確認事項
上司に相談する時、大切なのは自分の意思を的確に伝えることです。
そのためには事前の準備が必要ですよね。
相談する前に次の確認事項に沿って、しっかりと相談内容を伝えられるようにしてくださいね。
何を相談したいのか明確にする
相談するときに大切なのは、その目的がどこにあるのかを明確にすることです。
上司に判断してほしいのか、アドバイスが欲しいのか、あるいは後押しして欲しいのか…
それぞれで伝え方は変わってきます。
まずは自分が相談したことで、上司にどうして欲しいのかを明確にしておいてくださいね。
所要時間を推測する
上司のタイミングと言っても、その前にあなた自身が「相談にはどのくらいの時間が欲しいのか」を把握しておく必要があります。
「そうは言っても、どのくらい時間がかかるかなんて、話してみないとわからない…」
確かに、話してみないとわかりません。
なので最初の時点では、「あなた自身が相談内容を話すのに、どのくらいの時間がかかるのか」を伝えてみませんか？
その上で、「もう少し時間が必要だ」と上司が判断した場合は、その判断に従って時間を延長してもらう、あるいは２回目の時間調整を行うということが可能になるんです。
伝える時には結論から話す
上司へあなたの相談を理解してもらうためには、結論を先に述べてください。
この時の結論というのは、先に考えた“何を相談したいのか”と同じ部分です。
上司に判断をして欲しい場合
「課長、〇〇の件についてご判断いただきたく、相談のお時間を〇分ほどくださいませんか。」
アドバイスが欲しい場合
「〇〇の件について課長のご助言をお願いしたく、〇分ほどお時間をいただきたいのですが…」
上司の目や顔の表情を見て話す
当たり前のことですが、なかなかこれがきちんとできている人は少ないんです。
どうしてもあなたが、申し訳ないな、叱られるんじゃないかなと思っていると、しっかりと上司の目を見て話せないんですよね。
ただ相談する目的は、組織の仕事を滞りなく進め、あなた自身が成長することです。
自信を持って、上司や先輩の目を見て話してくださいね。
言葉の表現には気を配る
例えばあなたが、お客様とのトラブルで悩んでいたとしても、お客様を悪く言うことはお勧めしません。
相談を聞いてもらう上司はもちろん、誰が聞いても失礼のない表現で話してくださいね。
相談を急ぐ時には
「取引先やお客様から今までにない要求をされた」、「クレームなど自分では対応できない」ことなど、急いで相談しなければならないこともありますよね。
このように急を要する場合は、まず上司に報告し、相談をすることが肝要です。
あなた自身がこの出来事に遭遇した段階で、すぐに相談してください。
もちろん、自分なりの考えがまとまっていないこともあると思います。
ただ、考えている間も取引先やお客様をお待たせしてしまうことにつながります。
組織にとってもあなたにとっても、なにより取引先やお客様にとってベストな対応ができるためには、一人で抱え込むことはお勧めしません。
その代わり、次に同じことが起こったときに自分なりの意見が言えるように、今回のことから学ぶこと自体が大切なんですよ。
上司から意見をもらうときには、メモを取り「勉強させてもらっている」という姿勢で臨んでくださいね。
急な相談にはクッション言葉を活用する
急な相談をお願いするとなると、あなたも焦る中、なかなか上司や先輩に声を掛けづらいですよね。
そんな時にはクッション言葉を活用してみてください。
依頼や反論、断る時など、そのまま伝えるよりもワンクッション入れることで表現を婉曲にする言葉のこと。
例）失礼ですが／恐縮ですが／お手数ですが／あいにくですが／お差し支えなければ…等
但し、長々と言い訳のように使うと、却って逆効果です。
あくまでも”ワンクッション”として活用してくださいね。
「課長、急な相談で申し訳ありません。〇〇の件でご判断いただきたく、〇分ほどお時間をいただけませんでしょうか。」
「〇〇の件で急ぎご相談したく、恐縮ですが〇分ほどお時間をいただけませんでしょうか。」
まとめ
いかがでしたか？
上司や先輩に気軽に相談できるためには、普段から職場の人とのコミュニケーションが取れているかが大きく影響します。
そのためには、言葉遣いや態度など、普段からビジネスマナーが出来ていることが必要です。
この機会にご自分のマナーを振り返り、上司や先輩と気軽に相談できる関係を築いてくださいね。
あなたの人生が、より良い人間関係に基づいて、充実した毎日を過ごせるよう心から願っています。
