電話応対が苦手で仕事を辞めたい！緊張、不安を克服する方法３選
社会人になってまだ日が浅い人たちから、仕事の電話に出るのが苦痛ですという意見を聞くことがしばしばあります。中には仕事の電話応対が嫌なために会社を辞めてしまった人もいます。
今はメールやLineでのやり取りが電話よりも多い時代。メールがまだ登場前、電話しかなかった私の新人時代でも、職場にかかってくる電話を取ることは初めのうちは気が重く「できれば避けたいもの」でした。ですから、仕事の電話が苦手、というお気持ちよく分かります。
今日はそんな電話応対が苦手なあなたに、キャリアコンサルタント@上岡愛が、電話の緊張、不安を克服する方法についてお話ししたいと思います。
電話応対への緊張、不安を解消、苦手な気持ちを克服できる！方法３つ
緊張、不安を解消する方法１：ビジネスマナーを身につける
仕事の電話では、家の電話とは違うルールがいくつかあります。その電話においてのビジネスマナーを押さえておくと、電話に出た時の「これで合っていますか？」という不安の５０％は解消できます。
以下は仕事における電話の基本的な決まり事です。
- 電話は２コールまでに取る。それより遅くなった場合は「お待たせしました」の一言を忘れずに。まず「〇〇社△△部です」と社名、部署名を元気良く言おう
- かけてきた相手が名乗った際には「いつもお世話になっております」と応対。社外の人に話す際、身内に関してはたとえ社長であっても敬称ナシ！
そしてこれは電話に限ったことではありませんが、相手に対する敬いの言葉である「尊敬語」と、自分のことをへりくだって話す「謙譲語」の使い分けができていない人が結構います。
同じ「言う」という意味でも
- 尊敬語：仰る
- 謙譲語：申す
と使い分けが必要。
ああ、日本語って難しい！だけど、覚えてしまえば逆に「ちゃんとしている！」という評価に繋がります。
緊張、不安を解消する方法２：困った時に頼れる人を見つけておく
仕事の電話に出るのが怖い大きな理由の一つに、「かかってきた内容でわからないことがあったらどうしよう」というのがあると思います。
- かかってきた内容がそもそもわからない
- この会社と取引がある人って誰？
- この内容の問い合わせはどの部署につなげばいいの？
最初のうちはわからないことだらけ。
あなたが果敢に電話を取ってピンチに陥った時、頼りになれそうな上司や先輩を見つけておきましょう。そうすれば、電話を取ってもし分からないことがあったとしても、なんとかできるという安心感を持って応対することができます。
緊張、不安を解消する方法３：便利ツールを常にスタンバイしておく
電話を取って困った時に頼りになる人を確保できたとしても、取った電話の内容がわからない、とよく内容も聞かないままその人に丸投げしてしまったのでは聞かれた方も困ってしまいます。それが積み重なると優しかった頼れる人が、怖い人に変わってしまうかも！それは何としても避けなければなりません。
人にばかり頼るのではなく、電話を取る回数を重ねるごとにあなたも慣れていかなくてはならないのです。
そこで頼りになるのはメモ帳、鉛筆、内線表です。
地味〜なツールではありますが、これがまた非常に頼りになる最強アイテム、３種の神器なんです！。
最強アイテム、３種の神器の使い方
電話を取る時、同時に３種の神器をスタンバイ。そして電話に出たら
- 誰からの電話か（社名、名前）
- 用件は何か
以上２点をメモに取ります。
えっ、そんな簡単なこと？そんなこと、いちいちメモに取らなくても・・と思うかもしれませんが、電話をかけてきた相手に色々なことをいわれる間に、誰からかかってきたかわからなくなった、ということはありがちなことなんです。
また、書くことによって、よく電話をかけてくる人はどのような会社、お客様なのか、またどのような内容の電話が多いのかを自分自身の中に覚えこませていく効果もあります。
そして、かかってきた電話を他の人に回す時に焦らないよう、内線表が手元にあれば安心ですね。
そうやって電話を取るうちに、よく電話を回す人の内線番号をマーカーで色付けしたり、この内容の問い合わせはここの部署、などの書き込みをし、あなただけのオリジナル内線表を充実させていきましょう。
電話応対、苦手を克服できたら良いことがいっぱい！
電話応対への不安や苦手を克服することができると、良いことがたくさんあります。
電話応対克服後のメリット１ 先輩、上司から信頼感を得られる
皆仕事をしている時に鳴る電話は、鳴る音からして、そもそも集中力を妨げるものです。「誰か早く取って」と誰もが思う、「ちょっと面倒くさい」もの。あなたが取らなければ他の誰かが取らなければなりません。
そのちょっと面倒くさい雑務を進んで引き受けると「助かるわ〜」という信頼感を得ることができます。
一度取っただけではもちろん絶大な信頼を得ることはできませんが、積み重ねることで深い信頼を得られることができます。
私は一度転職を経験しましたが、新しい職場で同僚の信頼を得るために、仕事に慣れないうちから意識して積極的に電話を取るようにしていました。
馴染みのない土地で、まだ出身地の言葉の訛りがちょいちょい出る転職者の私を、初めのうちは様子見な感じで遠巻きに見ていた同僚たちでした。初めのうちから電話に出るなど、雑務にも積極的に取り組んでいたところ、１週間くらい経った頃、職場のみんなが親しみを持って話しかけてくれるようになりました。
電話応対克服後のメリット２ 会社内の仕事内容や、人が分かるようになる
かかってきた内容によっては、あなたの部署ではない電話もあります。
そういった時は当然、他部署に電話を回すことになります。
その時に
- この部署はこんな仕事を担当しているんだ
- この部署にいる〇〇さんは電話を取り次いだ時にこんな対応だった
など、会社の中の「仕事」と「人」が分かるようになってきます。
その知識は、あなたが他部署に異動になった時や、電話を回した人があなたの部署に異動になった時、きっと役立つことがあるでしょう。
ここで、＠上岡愛お得意の比喩でお伝えします！
電話応対は、自転車に乗るのと同じようなもの！
電話応対、慣れないうちは気が重いものですよね。でも少しの勇気を持って取り組み、慣れていくと良いことがたくさんあります。それは自転車に乗る練習をするようなものだと思います。
みなさん、子供の頃に自転車に乗る練習をされたと思います。最初のうちは転んだらどうしよう、スピードが出すぎて泊まれなかったら？など不安がいっぱいだったと思います。練習を始めた頃は上手く乗れずに転んだり痛い思いをすることもあったでしょう。でも一旦乗りこなせるようになれば、その便利さや爽快感を実感できたと思います。
電話応対も同じことです。慣れてしまえばそんなに難しくなく、会社の中のことを知ることができたり、周りからプチ感謝をされたり、密かにイヤな奴だと思っている上司を大っぴらに呼び捨てにできたり、といいことがたくさんあります。
自転車の練習を始めるのは身軽な子供の頃の方がいいのと同じで、電話応対に慣れるのも新人の頃の方が良いですよ。ちょっと転んで失敗しても、新人だからと大目に見てもらえることも多いために、大怪我になる可能性が低いですから！
まとめ
いかがでしたか？
何かと気が重い電話応対。できれば避けたい、今の仕事を辞めて電話応対のない会社に行きたい。気持ちは分かりますが、どんな仕事でも電話応対はある程度あると思っていた方が良いでしょう。また、電話応対が全くない仕事が簡単かというとそう上手い話があるわけでなく、それ以上に難しいことを要求されたりといったこともあります。
今回お話しした、ちょっとした心がけや対処で電話応対の不安や苦手意識は大幅に解消されると思います。
子供の頃、自転車の練習を始めた頃の気持ちを思い出して、準備を万端にしたら誰よりも早くえいっと電話を取ってみて下さい。明日以降、あなたを見る先輩や上司の目が変わるかもしれませんよ。
