日本で働く外国人が覚えておきたい合言葉 ホウレンソウ(報連相)
日本で仕事をするには、ホウレンソウがビジネスの基本だと教わった方が多いのではないでしょうか。ホウは報告、レンは連絡、ソウは相談のことですね。
けれども、「報告と連絡の違いは何だろう？」という疑問を持ったりしていませんか？
また、「ホウレンソウって上司が部下を管理するために必要な訳で、部下の立場からみると、信用されていないという感じがするし、いちいち面倒」とか、「もし自分が上司だったら、部下にはいちいち報告しなくてもいいから自分で考えて進めて欲しいと指示するかもしれない」と思う方もいらっしゃるのではありませんか？
グローバル化、多様化の時代、働き方改革、ジョブ型雇用のすすめなど時代は変わりつつあるのに、ホウレンソウだけはずっと引き継がれていくのは何故？ ホウレンソウを無視したら何が起こるのだろう？
そんな疑問を持ちながら日本で働く外国人の皆さんがすっきりした気分で仕事に取組めるように、異文化翻訳の得意なキャリアコンサルタントのMIYUKIが、ヒントを提供したいと思います。
ホウレンソウは誰のために生まれたのか？
ホウレンソウが日本生まれだということは良く知られていますよね。では、そもそもいつ、どんな目的で誰のために生まれたのでしょう？ ホウレンソウは時代錯誤ではないかという疑問を解消する一歩として、そのルーツを確認してみませんか？
『ほうれんそうが会社を強くする』
題名からして、やっぱりホウレンソウは会社を管理する側の発想だったんだ、そう思った方は結論を急ぎ過ぎです。もう少し話を聞いてください。
大事な現場の意見をどうやったらうまく吸い上げることができるのか？
みんなにとって働きやすい環境を作るにはどうしたらよいか？
そんな思案を重ねた結果、組織のタテとヨコのコミュニケ―ションを活性化させるカギとしてたどり着いたのがホウレンソウだというわけです。
ここでは、‘みんな’という言葉がポイントです。
ついでに、当時の日本的な組織経営についてもさらっておきましょう。
特徴１ ボトムアップ
海外では、‘上層部が意思決定して下部組織はその指示に従って動く’というトップダウンが主流ですよね。それに対して日本では、‘上層部が最終決定を行うにあたり、現場の意見を拾って意思決定に反映させる’ボトムアップが主流だったのです。
どちらの経営方式でも、タテ（上下）コミュニケーションが大事なのは同じですが、ボトムアップ方式では、下から上へのよりスムースな情報伝達が重要になることは想像できますね。なぜなら、批判的な意見や都合の悪い情報は途中でブロックされたり、粉飾されたりする恐れがあるからです。実際にそういう経験をして、悔しい思いをされた方もいらっしゃるのではありませんか？
特徴２ チームプレイ
日本の組織は個人プレーよりもチーム力や協調性が重視されてきました。チームとして成果をあげるためには、ヨコのコミュニケーションがとれる環境が必要だったのです。
つまり、ホウレンソウは日本の組織経営の特徴を捉え、課題を解決する合言葉だったので、あっという間に広まったというわけです。そして注目していただきたいのは、 ‘みんな’ のために生まれたemployee-centeredな合言葉だったということです。
コミュニケーションはタテ（❘）とヨコ（－）が合わさってはじめてプラス（＋）になると山崎氏は表現しています。なるほど！ですね。
ところで40年たった今、ホウレンソウはどれくらい役に立つのでしょうか？まだこの疑問を解決するまでには至りませんよね。次は、ホウレンソウの意味を確認しながら考えてみましょう。
ホウレンソウの極意
ホウレンソウのオリジナルの定義を引用してみます。
ホウ（報告）：立場が下の人から上の人に書面で提出する。タテの伝達。目を使う。
レン（連絡）：同僚同士、主に口頭で行う。ヨコの伝達。
ソウ（相談）：他人の意見を聞く。耳を使う。
様々な組織において少しずつ変更されて伝わっている場合が多いので、改めてオリジナルの定義を確認すると、そうだったのかと思うのではないでしょうか。
これを英語にすれば、Report(報告)、Communicate(連絡)、Consult (相談)が一般的だと思いますが、個人的には、連絡は、Share information(情報共有)というのがしっくりくるような気がしています。
また、ホウ、レン、ソウはいつもひと続きで使われますよね。これは大切な3つのことを寄せ集めた言葉だと思っている方はいらっしゃいませんか？
実は、この3つはどれか１つでも欠けてしまうと効果がでないというのがもともとの考え方でした。
- もし、報告が欠けたらどうなるでしょう？
他人の意見は聞くし、仲間同士情報共有もするけれど、上の人への報告をしなかったら、現場の意見を拾い上げることができませんから、経営陣はレンソウして意思決定するしかありません。
- もし、連絡が欠けたら？
他人の意見は聞くし、上に報告もするけれど、仲間同士で情報共有をしなかったら、一方向の情報伝達になりますよね。しかも縦割り。経営陣の下した意思決定がホウソウされるだけです。
- もし、相談が欠けたら？
仲間同士で情報共有はするし、現場の意見を上の人に報告もするけれど、他人の意見を聞かず独りよがりの考えで行動をするというのは、表面的な関係で仕事をするということです。傍観者(ホウ)的に連なって（レン）いるだけということになります。
レンソウ、ホウソウの語呂合わせの部分は提唱者の受け売りです。
しっかり見よう、しっかり話そう、しっかり聞こう
これこそがホウレンソウの極意と言えるのではないでしょうか。
こうしてみると、ホウレンソウって、まるで日光の三猿の反対ですよね。
それでは、いよいよ本題に移りましょう。
ホウレンソウは不滅です
ホウレンソウって今でも役に立つのでしょうか？
ホウレンソウは、今でも、いえグローバル化、多様化、デジタル化の今だからこそ役に立つのです。
理由１ グローバル化、多様化の影響
異なるバックグラウンド（言葉、文化、年代、専門、価値観）を持つ人と働く機会が多くなってくると、‘あたりまえ’ や ‘ふつうは´などという自分の常識が通じなくなります。
日頃から他人の意見に耳を傾けることで、相互理解を図る努力が必要になりますし、同僚や仕事関係者と情報共有することで、スムースに効率よく仕事を進めることができます。
それはまた、自分の視野を広げ、仕事の段取り力をアップすることにもつながります。
理由２ デジタル化の影響
人同士の物理的な関りが希薄になってくると、意識して相談、連絡、報告を行うことが大事になってきます。
インターネットが普及したお陰で、かつての電話や対面に代わり、コミュニケーションの手段はEmailなど多岐にわたりますし、会議もオンラインでできるようになりました。テレワークも定着しつつあります。人と人が容易につながることができる一方、得られる情報は、文字や画面という制約を受けるようになりました。つまり、職場で自然に見聞きしていた周辺情報を得られず、全体像が掴みにくい、連帯感が薄れるという状況が生まれてきたのです。
このような顕在化してきた課題をどう解決したらよいでしょうか？
そのひとつの答えがホウレンソウです。
これまで以上にホウレンソウを意識して、人との接点を増やす努力が必要になってくるのです。
世の中の変化に伴い、ホウレンソウにさまざまなアレンジが加わっていくことはあるでしょうが、人と人が関わる場面でホウレンソウが要らなくなることはありません。むしろ、仕事に限らず、友人関係、家族においても大事な合言葉となるのです。
外国人の皆さんは、HoRenSoはHuman Relation SkillのABC（Advise, Brief, Consult）と覚えてみてはどうでしょうか？
まとめ
日本で仕事をするなら知っておくべきホウレンソウとは、現場の意見を吸い上げて組織の意思決定に反映させること、組織のメンバーにとって働きやすい環境を作ることを目的に発案されたもの、employee-centeredであるとお伝えしました。そして、報告、連絡、相談はどれが欠けても不十分で、３つ揃って意味があることもご理解いただけたと思います。
たとえ世の中が変化しても、ホウレンソウは人と人が関わる時の合言葉であり続けることに変わりはありません。テレワーク等で他人との物理的な距離が遠くなる今こそ、意識的にホウレンソウを実践していきましょう。
