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会議が苦手!うまく発言できないと悩むあなたに贈る3つのポイント

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~人間関係構築プランナー~ 国家資格キャリアコンサルタント、日本マナー・プロトコール協会認定講師。 販売、ブライダル業を経験した後、インフラ企業で営業・研修実務・社内講師を務め、開業。2,500名を超える顧客や受講生と直に接し、人間関係の構築には「自分も相手も尊重する心」が重要であると実感。専門学校でマナーや就活に関する講義や企業でのキャリアデザイン研修、マナー研修などの傍ら、キャリアコンサルティングや自己理解支援、多田塾公認受験サポーターとして受験対策(ロープレ)の活動をしている。

「今日も会議…」

会議の日が近づくと、いつもどきどきしてしまうあなた。

「会議って、うまく発言できないから苦手なんだよね…」

周りの人の発言が素晴らしく感じられ、自分の意見を言っても却下されたり、否定されたりするかも…と思うと、なかなかうまく発言できない、なんてことありますよね。

また、そもそも「みんなが発言したことで充分すぎて、発言する内容自体を思いつかない!」という時もあって、会議の時間が近づくにつれ、緊張感でいっぱいになってしまう…。

ここでは、「会議が苦手」「会議でうまく発言できない」と悩むあなたに、“人間関係構築プランナー”ことマナー・プロトコール講師&国家資格キャリアコンサルタント@大川礼子が、3つのポイントをお伝えいたします。

ポイント1:うまく発言しようと思わない

「会議となると、妙に緊張するんだよね…」

普段はそうでもないのに、『会議』となると緊張してしまうあなた。

ひょっとして、「うまく発言しなければ…」と思っていませんか?

「だって、会議には上司もいるし、皆の前で発言するんだから良いこと言わないといけないんじゃないの?」

確かに、そう思ってしまいますよね。

ただ、会議で大切なのは「あなた自身の考えを話すこと」「自分の言葉で伝えること」です。

ではひとつずつ見ていきましょう。

知りたいのはあなたの考え

会議で上司や周りの人が知りたいのは、あなた自身の考えです。

「そう言われても…みんなの意見に比べて、私の意見なんてたいしたことないし…」

「それにせっかく意見を言っても、私の意見が通ることなんて、たぶんないんだし…」

あなたが発言しても、周りの人の意見と比べられたり、意見が通らなかったりすると思って発言できないんですね。

ただ、いつまでも発言しないことで、あなたにとって会議の時間が苦痛になっているのではないですか?

それに、周りの人が知りたいのはあなた自身の考えです。

ひとつの議題に対して、あなたがどのように考え、どのように理解しているのかを周りの人が知らないと、あなた自身の成長を助けることはできません

良い意見を言わなければ、ではなく、あなた自身が感じたことを伝えることから始めてくださいね。

つたない言葉でも、気持ちを伝えてみよう

「私自身の考えって言っても…周りの人の意見に納得することが多いし、それ以外の考えが浮かばない…。」

周りの人の意見に納得して、他の考えが浮かばなくて発言できないんですね。

そんな時は、周りの人の意見を聞いたあなた自身の気持ちを伝えてみてください。

「え?気持ちって、“すごいと思いました”みたいなことを言うの?」

そうですね。

ただ、何がどのように“すごいと思った”のか、具体的に伝えることが大切です。

〇〇さんの集客方法案について、すごいと思いました。

→〇〇さんの集客方法案について、△△の領域での認知度が低いことに対する指摘がすごいと思いました。

「でも、“自分がすごいと思った点”がずれていたらどうしよう…?」

確かに、ズレていたらどうしようと思いますよね。

ただ、最初はポイントが違ったら周りが修正してくれますし、続けることであなた自身が「会議の時に、何について話せばよいのか」の判断がつくようになるんですよ。

ぜひ試してみてくださいね。

ポイント2:緊張しないためにできること

「はあ…、会議で発言するって決めたけど、やっぱり緊張する…」

会議で発言しようと決めたんですね!でも、やっぱり緊張してしまうと…。

そんな時には、少しでも緊張しないために次の2つのポイントを実践しましょう。

それは、「事前に準備し、考えをまとめておく」ことと「話す時には聴き手を意識する」ことです。

ではひとつずつ見ていきましょうね。

事前に準備し考えをまとめておく

あなたが会議でうまく発言できるには、事前に準備し、考えをまとめておくことが必要です。

会議には、必ず目的が存在します。

それは、情報共有だったり、課題を解決することだったり、あるいは議題に対してアイデアを出し合うことだったり…。

企業や組織によって会議の頻度や運営方法は様々ですが、緊急性のあるものを除いて、予め日時が決まっていますよね。

その時にはおおよその内容は決まっていますよね?

「うーん、確かに細かい内容は直前だけど、大まかな内容は、スケジュールが決まる時にはわかっているかな。」

大まかな内容だけでも、スケジュールが確定する時にはわかっているんですね。

ではその時から準備を始めることはできませんか?

会議で発言する時の事前準備方法とは?

定期的な会議の場合、おおよその議題内容は決まっていることがほとんどです。

前回までの会議資料を基に、何について話が進んでいたか、また細かな部分を覚えていない場合は大まかな内容から、次回の会議でどの部分の話が進む予定なのかを確認します。

毎回の議事録などを確認するとわかりやすいですが、最初のうちは、上司や議長役に確認してみてもよいですよね。

もしくは、いつも発言する人(できれば先輩など)がどのように発言するかを予想したり、予め聞いてみたりするのもよいでしょう。

その上で、自分ならどのように考えるかをまとめてみます。

ある程度までまとまったら、紙に書き出すなどして、上司にこっそり確認してもらってもよいかもしれませんね。

一人でも、自分の言うことに賛成してくれる人がいる、と思えるだけで緊張がほぐれます。

それに、あなたが会議に積極的に参加する意志が上司にも伝わって、あなた自身の印象も発言しない時よりも良くなりますよ。

話す時には聴き手を意識する

「とりあえずは、自分の意見をまとめてみたんだけど、緊張してうまく話せるかな…」

自分の意見をまとめるところまで出来たんですね。

緊張しないためには、「話す時に、聴き手を意識する」ことが大切です。

うまく話したいと思っているのは、自分に意識が向いている証拠。

自分側に意識が向くと、人は緊張してしまうんですよ。

「そっか、自分側に意識が向いたら緊張するのね。でも聴き手を意識するってどういうこと?」

聴き手を意識して話すには、結論を先に言うことが大切です。

話の流れは、結論→根拠(理由)→例えば(具体例)→まとめで進めると考えてくださいね。

〇〇さんの意見に賛成します。(結論)

なぜなら、△△の領域についての認知度が低いことが数値にも表れています。(根拠・理由)

認知度アップには、例えば◇◇を活用する方法もあります。(具体例)

ぜひ検討事項の一つに加えていただければと思います。(まとめ)

また、結論から話す練習をする時の参考に、書籍で学んでみるのもお勧めですよ。

ポイント3:日常で練習できること

会議での発言がうまくいったあなた。

「今回はうまくいってよかったけど、来月もうまくいくとは限らないよね…」

確かに、来月もうまくいくかどうか、わかりませんよね。

それなら、来月もうまく発言できるように、日常で練習できることをしてみませんか?

色んな方法がありますが、ここでは「日記をつける」「まずは声に出してみる」の2点に絞って、お伝えしますね。

日記をつける

日常で練習できることの一つ目は、「日記をつけること」です。

「日記って、小学校時代の宿題以来、全く書いてないわ!」

うん、うん。多くの人がそうですよね。

ただ、ここでいう日記とは、「愛犬の〇〇が今日も可愛かった♡」というような内容ではありませんよ。

「え?じゃあ、どういうことを日記に書くの?」

例えば、会議のある日なら議事録には残らないけど、上司や先輩の考えがわかる発言を、会議のない日は、日々の朝礼や終礼での決定事項や連絡事項とそれに伴う理由などを書いてみるんです。

その上で、その内容に対するあなたの意見を続けて書くことをお勧めします。

終礼時の伝達事項:ゴミ出しのルール、金→木曜日に変更、回収者は部内の席順で持ち回り

自分の意見:基本的には賛成、だが、課長が回収してくれる日はゴミを出しづらくなる。

もちろん誰に見せるわけでもないですし、意見を書いたからと伝えるわけでもないので、例のように、軽い内容のものからでかまいません。

「起きたことや周りの意見に対して、自分はどう考えたか」ということを、自分で認識するための方法です。

あまり深く考えずに、始めてみてください。

もちろん、書いた内容をうっかり誰かに見られないように、手帳の管理は厳重にしてくださいね。

まずは声に出してみる

もう一つの日常で出来る練習は、「とにかく声に出してみる」ことがお勧めです。

「声に出すって、誰かに話すってこと?」

そうですね。それもありますが、まだ最初のうちは、会議でなくても緊張すると思います。

最初は、なめらかに話せるようになることを目標に、一人の時に練習することでもかまいません。

それから信頼できる先輩達との会話の中で、少しずつ話す練習をしてみても良いでしょう。

ちなみに私は、以前働いていた会社の名前と部署名が長く、電話を受ける度に舌を噛みそうになっていたので、よく自宅で練習していました。(家族には驚かれるので、気を付けてくださいね)

でもそのおかげで、1週間もすると自然となめらかに声に出せるようになりました。

あなたがうまく話せないのは、自分の意見に自信が持てないことと、自分の意見を上手に話さなければと思っている2つの理由があるんですよね。

それならまずは、上手に話すための第一歩として、日頃から考えを声に出す練習を続けてみることを始めてみませんか?

まとめ

いかがでしたか?

会議で、少しずつ発言することはできそうですか?

何度も言いますが、うまく発言しなければいけないと思う必要はありません。

なぜなら、もし上司から意見を却下されても、それはあなた自身を否定されているわけではないからです。

それでも、あなたがあなた自身の意見に自信が持てない、うまく意見が伝えられないというようなら、相談のプロである人間関係構築プランナーにぜひご相談くださいね。

あなたの人生が、より良い人間関係に基づいて、充実した毎日を過ごせるよう心から願っています。

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~人間関係構築プランナー~ 国家資格キャリアコンサルタント、日本マナー・プロトコール協会認定講師。 販売、ブライダル業を経験した後、インフラ企業で営業・研修実務・社内講師を務め、開業。2,500名を超える顧客や受講生と直に接し、人間関係の構築には「自分も相手も尊重する心」が重要であると実感。専門学校でマナーや就活に関する講義や企業でのキャリアデザイン研修、マナー研修などの傍ら、キャリアコンサルティングや自己理解支援、多田塾公認受験サポーターとして受験対策(ロープレ)の活動をしている。










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