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メール返信ない、遅いはマナー違反?相手とのコミュニケーション次第!

 
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代表 多田健次
(株)TADAJUKU代表。「NowJob」代表。国家資格キャリアコンサルタント&心理カウンセラー&ブロガー。キャリコン試験対策全般、起業支援、ブログコンサルタント。アメブロ公式人気ブロガー認定。著書4冊。奈良県出身、大阪府在住。【好き】ブログ、猫、散歩、読書、カフェなど   >>多田の記事一覧はこちら!

メール返信の方法についてはいろいろな考えがあります。

私はメールをかなりコミュニケーション手段として重要と考えているので、無視することはないですし、レスポンスも早めです。

でも、一方で仲間や友達、お客様の中にはそうは捉えていない人もいるので、戸惑う場面も多々ありますね。メール返信がないこと、遅いことなどについて私なりの考えを書いてみます。

メール返信をしないのは相手を無視すること

先程も書いたとおり私はメールをコミュニケーションを取る上でとても重要なツールだと考えています。リアルコミュよりもメールコミュのほうが重要ではないかと思ってる位です。

相手はなにか伝えたいことがあった。連絡しなければいけなかった。何かしらコミュニケーションを取ろうとしているわけですよね。リアルであれば、話かけられたときに無視するなんてことはまずありません。でも、メールだと平気でそういったことをする人がいます。

無視をされて信頼関係が構築されることはまずないですよね。であれば、迷惑メール以外は返信をすることが仕事上では大原則だと思います。

メール返信が遅いのは仕事ができない人

メール確認していない、見落とし

次はスピードです。返信はするけど、その返信スピードがすごく遅い。平気で1週間後くらいに返信が帰ってくることもしばしば。メールを確認していなかったという場合もありますが、もし大事な案件であれば大変な損失につながったり苦情につながることも考えられます。

なので、メール確認をしていないというのは仕事上では致命的ミスだと考えておいたほうが良いかと思います。

メール返信が遅い

メールは確認してすでに読んではいるけど、どう返信しようかと悩んでいるアイダに1週間たってしまったというケースはどうでしょうか。私個人的には、これまで出会った方で仕事のできる人はとにかくレスポンスは早いです。短い返答であったとしても、何かしら返信で状況なりを教えてくれます。

仕事ができない人は、相手のことを第一に考えられていないことが多いのです。

なので、まずは簡単でもいいので、早めに返信をする癖をつけることをおすすめします!

返信をもらったことに対して返信しない

自分からメールを出しておいて、それに対して丁寧な返信メールをもらった場合について考えてみます。

この場合、まず自分から勝手に相手にメールを出しているわけです。

例えば、「今度大阪から東京に転勤になりました。東京ではこれまでの仕事の頑張りが認められて管理職に昇進することができました。~以下省略~これからもよろしくお願いします」といったような転勤&ちょっとした近況報告メールを友達や仲間に送ったとします。

これ自体はなんの問題もありません。問題は、このメールに対して丁寧な返信をくれた場合です。この返信メールに対して返信をするかどうか。議論がわかれると思います。

短くコンパクトにお礼を伝える

私は当然、自分からメールをだして相手が返信をくれたことに対して、感謝の気持ちで返信すべきだと考えています。

またそれによって相手がメールを読まないといけない。ラリーになってしまうと負担になってしまうから、もう返信はやめておこうと考えるのは不要です。

もしそうであれば、ラリーにならないように、コンパクトにお礼だけ伝える。返信は不要ですの文言も入れておくなど工夫をすべきですね。

相手は時間をかけて返信をくれたわけですから、それを無視するということはしないほうがいいと思います。

まとめ

メールの活用法については、いろいろな考え方があります。コミュニケーション手段の代表格だと考えれば、リアルのときと同じように丁寧に相手のことを敬う姿勢を忘れてはいけないのではないでしょうか。

  • メールはこまめにチェックする(私は最低1日に2回は確認しています。もっと多いですが^^)
  • レスポンスは早くする。
  • 返信の返信は必ずする。

ぜひ、メールコミュニケーション能力を高めていってくださいね!

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代表 多田健次
(株)TADAJUKU代表。「NowJob」代表。国家資格キャリアコンサルタント&心理カウンセラー&ブロガー。キャリコン試験対策全般、起業支援、ブログコンサルタント。アメブロ公式人気ブロガー認定。著書4冊。奈良県出身、大阪府在住。【好き】ブログ、猫、散歩、読書、カフェなど   >>多田の記事一覧はこちら!










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